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Gestão de Escritório de Advocacia: 5 dicas valiosas para novos advogados

Escrever cinco dicas sobre a gestão de escritório de advocacia não é nada fácil.

Cada advogado tem uma formação, um estilo, um conjunto de convicções e de valores. A advocacia, talvez, seja das profissões nas quais as características pessoais do profissional sejam extremamente relevantes.

Há advogados que têm como muito simples e natural a utilização de ferramentas tecnológicas as mais avançadas, e que não conseguiriam trabalhar sem o auxílio de gadgets, programas, tablets e smartphones. Há outros, no entanto, que mal escrevem no computador — há aqueles que ainda escrevem à mão, à máquina, ou mesmo ditam às secretárias os seus textos — e que têm como fundamento essencial da profissão o esmero, a perfeição técnica e teórica, e o rigor jurídico.

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São advogados antípodas? Há algo em comum entre eles? Aparentemente não, porque voltar a energia e o tempo prioritariamente para focos diversos da atividade profissional implica deixar de lado aquilo que não é prioritário, ou, pelo menos, dar-lhe importância marginal na atividade profissional.

Assim, advogados amantes da tecnologia e das novas formas de se relacionar com os conteúdos jurídicos e com a produção de textos são vistos pelos advogados do outro extremo como pouco dedicados ao cerne da atividade, que é lidar com o Direito em toda a sua profundidade, e, por sua vez, os advogados  que poderiamos chamar de puristas, enxergam os outros como pouco capazes de oferecer o melhor atendimento juridico aos seus clientes.

Óbvio, esta é apenas uma das polarizações possíveis, pois há outras visões, modelos e estilos de advocacia, e cada um deles verá e será visto pelos outros colegas de acordo com suas próprias lentes, enriquecidas pela experiência pessoal.

Acresça-se a isso, o fato de que as faculdades de direito, via de regra pouco ou mais frequentemente, nada ensinam ou preparam seus alunos para o desafio profissional que é utilizar os conhecimentos que transmitem de uma forma sustentável, como profissional, de forma a perpetuar para a sociedade os benefícios de ter um profissional de gabarito atuando. Aliás, não preparam os advogados para nada além do que lidar com leis — não com clientes, nem com outros players, nem sequer com juízes.

Então, como fazer para que os jovens advogados possam ingressar na carreira e nela permanecer, de forma consciente e sustentável, atendendo seus clientes, pagando suas contas, sustentando a si mesmos e à família?

Gestão de Escritório de Advocacia: Como fazer para que os jovens advogados possam ingressar na carreira e nela permanecer, de forma consciente e sustentável, atendendo seus clientes, pagando suas contas, sustentando a si mesmos e à família?
Gestão de Escritório de Advocacia: Como fazer para que os jovens advogados possam ingressar na carreira e nela permanecer, de forma consciente e sustentável, atendendo seus clientes, pagando suas contas, sustentando a si mesmos e à família?

Adianta pouco trazer exemplos de advogados de um estilo ou de outro, pois fazer igual não é garantia de sucesso, e, de mais a mais, talvez não seja o estilo que estamos exemplificando aquele com o qual vai se identificar o jovem profissional que vai ler este texto.

Mas talvez se possam extrair algumas lições que inspirem a gestão de escritório de advocacia. Vamos às dicas:

1ª dica para gestão de escritório de advocacia:

– Encare o escritório como um negócio

Um escritório de advocacia pode ser um lugar onde você desenvolve o que mais gosta de fazer, onde você pode realizar-se profissional e pessoalmente, mas você só terá possibilidade de manter-se fazendo o que gosta se puder se sustentar fazendo isso.

A gestão de escritório de advocacia precisa ser entendida como um negócio de prestação de serviços. Você tem despesas pessoais e profissionais para exercer a sua profissão, desde aquelas que são voltadas para a infra estrutura física, com aquelas voltadas para o profissional. Aluguel, luz, telefone, informática (internet, nuvem, apps juridicos, rede, máquinas), custo de limpeza e manutenção do escritório, além do investimento em móveis, decoração, etc…, tudo isso tem um custo fixo que precisa ser considerado.

Evidentemente que há advogados que se satisfarão com um gestão de escritório de advocacia com custos mais modestos, e uma estrutura mais simples. Há outros, que entendem que o escritório de advocacia precisa, para atender bem aos clientes, de uma estrutura mais complexa e requintada. Mas o custo necessário para atender aos clientes sempre existirá.

Mesmo aqueles advogados, cada vez mais numerosos, que atendem os clientes sem um escritório de advocacia permanente — ou visitam o cliente em sua sede, ou marcam encontros em salas emprestadas ou alugadas, ou mesmo em espaços de co-working — têm custos de de alguma infra-estrutura de tecnologia (impressoras, laptops, internet, e materiais de escritório, no mínimo).

Ter a consciência de que ela existe, e a conta de quanto custa esta sua estrutura, é o primeiro passo para você estabelecer a sustentabilidade do seu modelo de negócio. É partir daí que você poderá fazer o seu planejamento, avaliar as oportunidades, e fazer o preço dos serviços.

Gestão de escritório de advocacia: você só terá possibilidade de manter-se fazendo o que gosta se puder se sustentar fazendo isso.
Gestão de escritório de advocacia: você só terá possibilidade de manter-se fazendo o que gosta se puder se sustentar fazendo isso.

2ª dica para gestão de escritório de advocacia:

– Pense no tempo

Advogados são prestadores de serviços. E a prestação de serviços de um advogado é limitada. Toda vez que ele estiver realizando uma atividade, não poderá realizar outra. Você não consegue fazer uma reunião com um cliente e ao mesmo tempo uma petição para outro. E se conseguir fazer isso, estará atendendo mal aos dois.

Portanto, reconheça as limitações de seu tempo, e administre-o bem. Planeje com espaços reais de dispêndio de tempo para as tarefas e sobretudo seja honesto consigo próprio ao prever a quantidade de tempo que será necessária, a fim de estabelecer com um cliente o preço dos serviços. Mostre a ele o que será feito, e como você vai trabalhar, para justificar. É muito melhor do que contratar e depois ficar atrasado, ou atropelando o planejamento ou trabalhando demais por uma remuneração que não cobre satisfatoriamente as horas despendidas.

O planejamento de tempo pode ser ainda mais sofisticado: a utilização de tecnologia faz com que você ganhe tempo, especialmente em tarefas repetitivas, e naquelas onde a organização da informação pode ser substituída por vantagens por sistemas digitais, desde pesquisas, até sistemas de auto atendimento para o apoio aos advogados na redação de petições e teses. Cada vez mais o cuidado na gestão do tempo vai levar o advogado a ser minucioso na gestão de escritório de advocacia: no planejamento de suas atividades, bem como na precificação de seus serviços.

Gestão de Escritório de Advocacia: Você não consegue fazer uma reunião com um cliente e ao mesmo tempo uma petição para outro. E se conseguir fazer isso, estará atendendo mal aos dois
Gestão de Escritório de Advocacia: Você não consegue fazer uma reunião com um cliente e ao mesmo tempo uma petição para outro. E se conseguir fazer isso, estará atendendo mal aos dois

3ª dica para gestão de escritório de advocacia:

– Organize com método a sua prestação de serviços

Na faculdade, não nos ensinam a produzir fluxogramas de trabalho, estabelecendo as tarefas da prestação de serviços contratados como um projeto a ser gerenciado e executado segundo o planejamento. O primeiro passo é definir o seu objetivo. Contratos, negociações, e mesmo processos judiciais podem — e devem ter objetivos definidos e bem dialogados e compreendidos pelo cliente e pelo advogado.

Isto evita ruídos na comunicação e estabelece um ambiente de franqueza e transparência com o cliente, mas também serve de baliza para tudo o que você for fazer para atender ao cliente. Com base neste objetivo, que é o escopo do projeto, você pode prever quais as tarefas, as etapas, os passos a serem seguidos para que este objetivo seja alcançado.

A coleta de informações, a redação de peças, as pesquisas, a obtenção de documentos, a formulação de quesitos, o aprendizado acerca da da operacionalidade de um negócio ou de uma relação envolvente das partes, são exemplos dessas etapas, cuja previsão e planejamento são fundamentais para que o projeto se cubra de sucesso. O terceiro cuidado é definir prioridades.

O advogado deve desenvolver a  sensibilidade para identificar quais são os requisitos obrigatórios e quais os desejáveis, marcando cada um segundo sua prioridade, e definindo o nível de esforço necessário para cada um deles. Assim, por exemplo, perder horas de esforço buscando uma decisão divergente em algum tema que faça diferença na defesa do cliente pode gerar um resultado fortuito, mas não é algo que deva ser planejado, se, por exemplo, já existe jurisprudência consolidada de tribunais superiores em sentido contrário.

Vale mais a pena gastar tempo na formulação de outros aspectos da defesa, como por exemplo a formulação de quesitos para a perícia, não é? Com o tempo, você verá que as tarefas podem ser cada vez mais feitas com eficiência, a partir de pequenas rotinas que vão se repetindo e se aperfeiçoando, e você poderá eleger prioridades nessas rotinas, identificar os pontos onde há mais risco e os riscos envolvidos em cada uma dessas etapas e sequências, e monitorar, para cada caso, os aspectos mais sensíveis.

Gestão de Escritório de Advocacia: Na faculdade, não nos ensinam a produzir fluxogramas de trabalho, estabelecendo as tarefas da prestação de serviços contratados como um projeto a ser gerenciado e executado segundo o planejamento.
Gestão de Escritório de Advocacia: Na faculdade, não nos ensinam a produzir fluxogramas de trabalho, estabelecendo as tarefas da prestação de serviços contratados como um projeto a ser gerenciado e executado segundo o planejamento.

4ª dica para gestão de escritório de advocacia:

Separe as tarefas essenciais daquelas que são delegáveis

Como consequência da dica anterior, identifique que, na gestão de escritório de advocacia, há tarefas que o advogado precisa fazer ele mesmo, e há outras que podem ser delegadas. Uma reunião, encontro ou troca de ideias com um cliente só pode ser feita por você. O cliente quer a sua intervenção, seu raciocínio, e você precisa estar presente e pronto a fazer perguntas, interferir, apartar, buscar informações, até discordar do cliente.

Afinal, a base de relacionamento que você mantém com o cliente é pessoal. Claro, não precisa ser sempre uma reunião, e há vários meios de comunicação, desde o velho telefone e email, até os aplicativos de mensagens e as redes sociais — e até mesmo a teleconferência, hoje cada vez mais utilizada em lugar das reuniões pessoais. Mas a qualidade da comunicação pessoal com o cliente é algo que rende frutos, e melhora a qualidade da prestação dos seus serviços.

Afinal, não há meio melhor de conhecer profundamente o cliente do que o contato direto, e o conhecimento desse cliente é que lhe permite oferecer alternativas, limites, e até interpretar algo que ele está imaginando, mas não tem as ferramentas jurídicas para saber se é possível — num acordo, num contrato, num novo negócio ou produto.

Mas, por outro lado, há tarefas que você não precisa fazer. Tirar cópias, por exemplo, buscar um documento, protocolar um requerimento, acompanhar um andamento em uma repartição, fazer tudo isso demanda tempo precioso com deslocamento e outros itens, e estas tarefas podem ser feitas por outra pessoa, sob sua instrução e coordenação, sem que você gaste tempo com isso.

Utilize correspondentes, às vezes na mesma cidade – a quantidade de fóruns em São paulo, a distância e o deslocamento entre eles, ou em cidades contiguas, cada vez mais se transforma na alternativa mais racional e eficiente em relação ao tempo e custo para o advogado. Os correspondentes não precisam ser advogados, dependendo do serviço a ser realizado, e muitos profissionais estão se organizando para incluir a correspondência jurídica como alternativa viável para a prestação de serviços.

Hoje existem aplicativos que oferecem contatos com advogados  que são correspondentes em regime profissional — em outras palavras, está se organizando de forma consistente uma rede nacional de correspondentes jurídicos, ou várias redes concorrentes, criando um mercado de serviços que era incipiente há poucos anos atrás. Conecte-se a estas redes, e você poderá ser tanto um contratante de serviços, como poderá também receber serviços, se isso for de seu interesse.

Gestão de Escritório de Advocacia: na gestão de escritório de advocacia, há tarefas que o advogado precisa fazer ele mesmo, e há outras que podem ser delegadas.
Gestão de Escritório de Advocacia: na gestão de escritório de advocacia, há tarefas que o advogado precisa fazer ele mesmo, e há outras que podem ser delegadas.

5ª dica para gestão de escritório de advocacia:

– Pense em flexibilidade

Escritórios de advocacia são empresas, e estão sujeitos às crises e variações do mercado. Um advogado antigo de São Paulo dizia que escritórios de advocacia são como sanfonas: ás vezes estão encolhidos, às vezes estão distendidos, mas sempre tem que tocar as mesmas notas, de forma afinada.

Defenda-se dessas variações, mantendo um núcleo estratégico de informações, métodos e recursos tecnológicos que não dependam nem de uma estrutura física, nem de uma equipe extensa, nem de uma gestão de escritório de advocacia complicada. Evite arquivos extensos, pesados, cheios de papel e que ocupam espaço (até porque não há muitos clientes que lhe pagam um extra para guardar papéis, não é?).

Evite rotinas de muita utilização de passos administrativos, como a gestão de despesas de clientes. Invista em gestão eletrônica de documentos, em automação de rotinas contábeis, em plataformas de comunicação multiusuários. Assim, no tempo das vacas magras, você pode gerenciar sozinho todo o escritório, e no tempo da fartura, você pode facilmente escalar a clientela e o trabalho crescente que o acréscimo de serviço produz, sem mudar o modelo de  gestão.

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