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Como montar um escritório de advocacia: passos essenciais

Como montar um escritório de advocacia?

Em primeiro lugar, decida qual tipo de advogado é você, e qual tipo de advocacia você quer desenvolver.

Você quer ser um advogado de uma grande estrutura? Atender a grandes clientes corporativos Ou prefere um escritório de advocacia artesanal? Onde possa atender a pessoas físicas de forma praticamente caseira? Ou quer um escritório que atenda tanto à empresa média, familiar, onde o advogado seja um conselheiro, como também exerça o mesmo papel em relação ao dono?

Em resumo, para cada tipo de cliente, uma advocacia.

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Algumas, com relacionamentos mais institucionais e formais com o cliente, bem como métricas de cunho empresarial, e outras de cunho pessoal, mais informal e onde a atividade do advogado acaba sendo a de um conselheiro e consultor do cliente para todos os assuntos, não só legais, mais do que um simples prestador de serviços.

Como montar um escritório de advocacia: clientes

Examine os clientes que você tem como atuais e potenciais, ou seja, qual é o seu público atual e potencial. É com estes clientes que você vai inicialmente contar, e para eles que sua advocacia vai ser desenvolvida. deve, portanto, ser um advocacia cujos métodos e valores sejam de fácil compreensão.

Tenha em mente que a comunicação com o cliente é o primeiro passo, e também o último. Toda a advocacia está ligada à comunicação, com o cliente, com o ex-adverso, com o juiz, com as autoridades, com os funcionários públicos. Desenvolva seus talentos nessa área, no seu estilo próprio, pessoal. Não pretenda representar papéis com os quais você não se identifica, ou não acredita.

Assim, seja um escritório empresarial, seja um escritório familiar, seja sempre um escritório que transmite seus próprios valores.

 Johnnie Cochran (interpretado por Courtney B. Vance em The People Vs O.J. Simpson) ficou conhecido por lutar por causas referentes ao racismo e defender clientes negros, como Sean Combs, Rosa Parks, Snoop Dogg e o próprio O.J. Simpson.
Johnnie Cochran (interpretado por Courtney B. Vance em The People Vs O.J. Simpson) ficou conhecido por lutar por causas referentes ao racismo e defender clientes negros, como Sean Combs, Rosa Parks, Snoop Dogg e o próprio O.J. Simpson.

Como montar um escritório de advocacia: sociedade

Um outro aspecto fundamental ao montar um escritório de advocacia é saber com quem você vai contar, e quem vai contar com você. Escolha, portanto, quem serão seus sócios, ou, antes disso, se você quer ter sócios.

Imaginando que você tenha sócios, escolha qual o tipo de sociedade que vocês querem: uma sociedade pode ser bem sucedida com vários modelos, desde aquele baseado apenas em compartilhamento de despesas, mas a manutenção da independência dos advogados em relação ao trabalho e aos clientes, até aquela em que o compartilhamento é muito maior – atendimento conjunto de clientes, compartilhamento de serviço, de administração, etc… e muitas variações em torno desses modelos.

O importante é que a sociedade seja estabelecida em termos claros, transparentes, e sinceros, porque não existirá continuidade se não houver bases contratuais sólidas sobre as quais a parceria se desenvolva no dia-a-dia.

Hoje, existem muitos modelos institucionais sobre os quais a sociedade de advogados pode se estabelecer, desde os modelos tradicionais, até o coworking, as sociedades individuais de advocacia em associação, o home office, etc…

Examine a sua sociedade como se estivesse do lado de fora. Avalie as competências e habilidades dos sócios, bem como sua experiência e como a sociedade pode ser compreendida por um cliente. Como os clientes verão cada sócio individualmente e o conjunto deles, e o que vocês devem complementar no curto, médio e longo prazos.

Os sócios Kim Wexler e Jimmy Mgill do seriado Better Call Saul
Os sócios Kim Wexler e Jimmy Mcgill do seriado Better Call Saul

 

Como montar um escritório de advocacia: empresa

Depois, encare seu escritório como uma empresa. Ele precisa ter uma equação econômica e financeira que o sustente. Se não for assim, não haverá nenhum futuro para sua advocacia além dos primeiros passos.

Organize seus escritório de advocacia desde cedo como uma empresa separada dos sócios. Não misture contas pessoais com as da empresa. Como toda empresa, deve ter um planejamento tributário. Normalmente, o regime será o do simples nacional, ou do lucro presumido, dependendo do faturamento. Mas uma simulação, junto com o contador, resolverá a dúvida.

Importante é saber separar com precisão as despesas com os casos – os custos diretos de cada processo – do custo fixo do escritório e dos honorários.

Estas identificações é que poderão medir as eficiências e a rentabilidade dos processos e das carteiras a serem contratadas, e serão muito úteis para avaliar e precificar os serviços. Em outras palavras, serão os itens que poderão medir se o escritório está tendo lucro ou prejuízo com um contrato.

Olivia Pope e Associados, da série Scandal
Olivia Pope e Associados, da série Scandal

Como montar um escritório de advocacia: escritório

Um outro item a ser definido ao montar um escritório de advocacia é a localização do escritório.

Não é exatamente como um ponto comercial, mas a localização do escritório também depende de vários itens que são relevantes, seja em termos de eficiência, seja em termos de marketing, seja, enfim, em termos de custo.

Hoje, talvez menos do que em uma outra época, os escritórios de advocacia recebem menos os clientes. A tecnologia de comunicação diminui a necessidade de visitas e a própria exigência dos clientes que são pessoas jurídicas impõe que o advogado as visite.

Mas ainda assim, um escritório que tenha bons acessos a transporte permite que os clientes venham a você. No dia-a-dia da relação com o cliente, as facilidades de comunicação serão utilizadas, mas certamente em algumas hipóteses – reuniões com terceiros, escrituras, assinatura de documentos – e até mesmo para o cliente verificar onde e de que forma o advogado que ele está prestes a contratar está sediado — a presença do cliente no escritório é importante.

Não se esqueça de verificar o estacionamento: clientes acabam não indo ao escritório por causa da ausência ou dificuldade para estacionar. Pode parecer que não, mas em São Paulo e outras cidades grandes, este é um gargalo considerável.

Verifique também uma expectativa de crescimento do negócio, ou da sociedade, e de consequente ampliação da área do escritório.

O imóvel onde está seu escritório também fala muito sobre o estilo de advocacia. Uma casa ou um conjunto comercial são imóveis que têm propostas diversas. Apenas um exemplo bem demonstra essa imagem: imagine um advogado que recebe os clientes no quintal da casa onde se instala o escritório, debaixo da jabuticabeira, por assim dizer. Isso fala bastante sobre o que é a advocacia e o perfil do advogado, gerando empatia com certo tipo de cliente – e, portanto, confiança, que é toda a base da contratação de um advogado.

A decoração do escritório também reflete o que são os seus componentes. Decorações com o estilo empresarial sugerem um certo tipo de advocacia, decorações mais pessoais sugerem outro.

Como montar um escritório de advocacia: escritorio
Escritório de Harvey Specter do seriado Suits

Tudo isso deve ser pensado pelo advogado, juntamente com um elemento que é decisivo, qual seja, o valor do custo de manutenção da localização (aluguel, normalmente), e investimento na instalação e decoração. Pense na hipótese de negociar carências e descontos, e tenha a reserva para manter-se no imóvel até um ciclo de honorários completar-se, e o faturamento da firma suportar o custo.

Como montar um escritório de advocacia: planejamento

Verifique também uma questão essencial: o acesso a um ou mais (backup) links de internet.

Além disso, tenha um plano inicial de negócios. Não é absolutamente necessário um plano de negócios totalmente detalhado. A advocacia é um negócio mais ou menos igual, e também um negócio de detecção e aproveitamento de oportunidades. Muitas vezes, os caminhos para o sucesso não são aqueles planejados, e é importante – essencial mesmo — que o advogado saiba reconhecer essa oportunidade, e ter a flexibilidade para adaptar-se e aproveitar a janela que se abre, especialmente nos primeiros tempos de uma sociedade, que ainda busca consolidação.

Mas alguns itens merecem um planejamento, além daqueles sobre que já falamos acima (principais clientes e perfil esperado dos futuros; habilidades, competências e experiência de cada sócio).

Mas é bom colocar metas e expectativas: faturamento mensal projetado (e em quanto tempo!), lucro e retiradas pretendidas. Procurem fazer essa projeção de forma realista, nem cm base em sonhos, nem deixando de considerar o resultado do trabalho.

Para esta projeção, tenha em conta o quanto vocês conseguem expandir a capacidade de atendimento com os recursos de que dispõem – tempo, competências, eficiência na realização do serviço, afinidades com novas áreas, por exemplo – e a capacidade de investimento (computadores, impressoras, pessoal de apoio, etc….

Façam também um orçamento de custos que seja realista, e que contemple uma projeção para um ano. É este o patamar mínimo que vocês devem atingir, e a primeira meta do escritório: sua auto-suficiência.

Independentemente da estrutura da sociedade, é necessário estabelecer tarefas e repartir papéis. Claro que quanto mais próximos os sócios ficam em função do modelo escolhido, mas um fica dependente do papel que o outro exercer, o que é bastante interessante para os passos iniciais de uma empreitada conjunta.

Isto é importante tanto para a gerência e administração da sociedade (quem compra o material de limpeza, por exemplo!) com para apresentar o escritório para clientes, fornecedores, colegas, futuros parceiros na advocacia, e ainda, para saber aquilo que é preciso contratar externamente, devido à falta de habilidade de todos os sócios.

No planejamento deve contar – e isso é importantíssimo – a construção de uma identidade comum e uma linguagem que seja coerente para todos os participantes na descrição da sociedade, de seus objetivos de suas competências e estilos de trabalho. Importante deixar claro quem é quem na sociedade, e qual o relacionamento entre os sócios. Os clientes são muito curiosos em relação a isso, pois se trata da coesão do escritório de advocacia onde vão repousar seus problemas jurídicos, e qualquer incoerência nos relatos é fonte de desconfiança e de desgastantes suspeitas.

Como montar um escritório de advocacia: identidade

Pensem também em uma identidade visual, nome, papelaria, site de internet, email com domínio próprio. Estes são itens essenciais na identificação de uma sociedade hoje. Sejam muitíssimo claros com os outros sócios ou participantes em relação a estes itens, que são essenciais para a imagem da firma, como projeção da imagem de seus sócios – e todos os problemas que podem decorrer da exposição de vaidades, egos, etc…. A velha máxima de que nos escritórios de advocacia começam e terminam pelo nome continua mais verdadeira do que nunca.

Manter atualizado o website do escritório é essencial. A primeira coisa que um potencial cliente faz é acessar o seu site. Mantenha-o impecável, pois as falhas logo na primeira impressão são difíceis de superar.

Como montar um escritório de advocacia: identidade
Logomarca do escritório fictício Hamlin, Hamlin & McGill, da série Better Call Saul

Como montar um escritório de advocacia: equipe

Finalmente, ao montar um escritório de advocacia, pensem na equipe.

Haverá secretária, recepcionista, boy, faxineiro, estagiários? Quantas e quais são as pessoas a serem contratadas? Pensem, em primeiro lugar, nas reais necessidades do escritório. É realmente necessária uma secretária? Uma telefonista faz sentido em um escritório onde todos tem celular? Aliás, é necessário mesmo um telefone fixo?

Diferentemente de alguns anos atrás, quando o poder dos escritórios de advocacia e sua imagem era muito vinculado à sua estrutura física, hoje não existe uma equipe necessária – exatamente porque não existe um modelo único, nem padrão, nem ideal, de escritório de advocacia, muito embora o crescimento do escritório implique normalmente a utilização de mais e mais pessoas de apoio aos advogados.

Cada escritório tem a conformação das gerações de seus donos. Escritórios tradicionais tem grande dificuldade de se movimentarem para fora dos rígidos padrões de seus modelos.

Já Escritórios de advocacia de profissionais recém-formados tendem a se utilizar das ferramentas habituais montar um escritório de advocacia que são utilizadas pela geração millenial: muita tecnologia, visão de agilidade e flexibilidade na advocacia, pouca dependência de pessoal de apoio e pouca atenção para aspectos de status e formalidades ritualísticas tradicionais da advocacia – e igualmente dos clientes.

Por fim, uma última dica para montar um escritório de advocacia: aposte em um modelo seu.

A advocacia está mudando, como todo o mercado de trabalho no mundo. A digitalização, a automação, a desregulamentação, a robotização e a tecnologia – incluída aí a inteligência artificial na advocacia – vão provocar uma ruptura completa nos modelos tradicionais. O papel do advogado será revisto integralmente em um espaço de poucos anos. Esteja com a mente aberta para essas mudanças.

Como_montar_escritório_advocacia