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Problemas de organização e produtividade? Conheça o método Bullet Journal

Lidar com situações aparentemente simples da rotina do escritório pode se tornar um grande desafio se você sofre com problemas de organização.

Essa falta de planejamento é prejudicial e atrapalha não só a sua produtividade, mas também a de pessoas ao seu redor.

Por isso, trazemos uma solução que pode ser útil para você.

Um designer e produtor norte americano, chamado Ryder Carroll, foi um dos que, por muito tempo teve de lutar para ser uma pessoa mais organizada. Por isso, ele decidiu estudar um sistema que tornasse não só a sua vida, mas a de outras pessoas, um pouco mais fácil. O nome da ferramenta criada foi batizada por ele de Bullet Journal.

Bullet Journal: O que é?

O Bullet Journal tem uma premissa simples:

The analog system for digital age(em tradução livre: “um sistema analógico para tempos digitais”)

Como o site oficial diz, o Bullet Journal é um sistema de organização customizável e flexível. Pode ser sua lista de tarefas, caderno de esboços, diário, mas, provavelmente, será tudo isso. Ele te ajudará a fazer mais com menos.

Leia mais sobre organização e produtividade no blog:

Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes

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10 dicas para aumentar a produtividade

Rapid Logging

Quanto mais complexo for seu processo, mais esforço você gasta; quanto mais esforço você gastar, maior a probabilidade de você abandonar esse processo. Logo, o processo bullet journal utiliza o sitema Rapid Logging, que consiste em quatro componentes: tópicos, números de página, frases curtas e marcadores.

Como adotar ao método Bullet Journal

Nesse método, a proposta é reunir em um só lugar todos os aspectos do dia-a-dia: os lembretes utilizados com os post-its, as tarefas diárias, os planos de uma próxima viagem, bem como compromissos futuros. Além disso, o Bullet Journal pode ser direcionado de acordo com as suas necessidades: tópicos a serem estudados, rotina de limpeza de casa ou prazos e projetos do trabalho.

Para montar o seu Bullet Journal, é necessário um caderno, que pode ser tanto quadriculado, pontilhado ou moleskines.

Existem vários símbolos minimalistas (pontos, círculos e linhas) que ajudam a separar eventos, notas e tarefas. Isso facilita a divisão, os compromissos e grau de importância. Seguem algumas das principais simbologias adotadas no Bullet Journal:

□- Tarefa a ser cumprida
X – Tarefa concluída
(>) – Tarefa reagendada
Φ – Tarefa cancelada
⃝ – Um evento
(-) – Uma nota
(*) – Algo importante
(!) – Mais informações

Os três passos seguintes devem ser adotados para criação do Bullet Journal:

1º – Crie um Índice:

As primeiras páginas deste livro são seu Índice. À medida que você começa a usar o seu livro, basta adicionar os tópicos de suas Coleções e seus números de página ao Índice, para que você possa encontrá-los rapidamente e em qualquer ponto.

As coleções que abrangem uma série de spreads consecutivos são indexadas como tal: “Nome do tópico: 5-10”.

Algumas coleções são recorrentes e podem ser espalhadas por todo o seu Bullet Journal. Esses tópicos podem ser indexados como tal: “Nome do tópico: 5-10, 23, 34-39

indice bullet journal

2º – Future Log (ou Calendário Futuro):

Esta coleção é usada para armazenar itens que precisam ser agendados com meses de antecedência. Configure o seu Future Log, representando as páginas pela quantidade de meses que você precisará. Duas linhas horizontais igualmente espaçadas em páginas criam um calendário de seis meses, por exemplo.

Future Log Bullet Journal

3º – Calendário Mensal:

O Calendário Mensal consiste em um calendário e uma lista de tarefas. A página da esquerda será sua Página de Calendário; O direito será sua Página de Tarefas.

O Calendário oferece uma visão de ampla do mês. Para configurá-lo: título da página com o nome do mês atual. Agora, liste todas as datas desse mês na margem esquerda, seguido da primeira letra do dia correspondente. Deixe algum espaço na margem esquerda da página para adicionar Significadores.

Você pode usar a Página do Calendário para agendar Eventos e Tarefas, gravar Eventos depois que eles acontecem, ou ambos. Independentemente disso, as entradas aqui devem ser tão curtas quanto possível, pois esta página foi projetada apenas para referência.

A Página de Tarefas é uma lista das Tarefas que você deseja fazer nesse mês e Tarefas inacabadas que migraram do mês anterior.

Calendário mensal bullet journal

4° – Calendário Diário:

No topo da página, registre a data como seu tópico. Ao longo do dia, anote suas Tarefas, Eventos e Notas à medida que ocorrem. Se você não preencher uma página, adicione a próxima data onde você deixou e você está pronto para continuar.

Dica: Não configure o Calendário diário com antecedência. Crie-os conforme o dia for passando ou na noite anterior. Você nunca sabe quanto espaço você pode precisar de algum dia.

Bullet Journal na prática:

A revista Galileu fez um vídeo mostrando na prática como adotar ao método de organização

Bullet Journal: FAC

Qual o tipo de caderno usar

A resposta curta é: seu caderno favorito. Recomendamos um caderno de qualidade, comos o fabricados pela Moleskine. Lembre-se: se for muito grande você nunca vai levar isso com você; Se for pequeno demais, será impraticável.

Quando começar

É interessante começar no inicio do ano, mas você pode começar imediatamente e ir se aprimorando até o ano que vem.

Caneta ou Lapis

Use o que torna sua letra mais legível e não “suma” ao longo do tempo. Um dos grandes benefícios do Bullet Journal é que, ao longo do tempo, você monta uma biblioteca de cadernos. Esta biblioteca é uma coisa maravilhosa para revisitar mais tarde.

Tarefas recorrentes

Quanto às tarefas recorrentes, você pode criar “tags” para elas e adicione-as à sua página de eventos mensais. Outra opção é que você pegue uma página inteira para cada dia e anote as tarefas recorrentes no topo da página.

Para saber mais sobre o Bullet Journal

Blog do site oficial
Arquivo com dicas, módulos e extensões
Pasta do Pinterest com dicas, inspirações e mais

Bullet Journal no computador ou celular

O Evernote é um aplicativo muito útil para armazenar textos e outros documentos. No próximo post, falamos como usar o método de organização utilizando o evernote.

Como fazer seu bullet Journal no Evernote

(Via blog do Evernote) Comece inserindo uma nota para o Future Log – o registro das coisas que vão acontecer nos próximos meses. E vá incluindo o que é importante para você lembrar no futuro quando for planejar aquele mês.

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O seu planejamento mensal pode conter não apenas o que lembrar a cada dia, mas também suas metas para o mês, os livros que quer ler, passeios que quer fazer, filmes que quer assistir. Aproveite essa nota para inserir mesmo o que espera de cada mês.

 

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Muito importante também é manter o registro de atividades diárias e aqui você pode usar o recurso Lembretes para facilitar sua organização e lembrar você de acessar a nota de planejamento do mês.  No caso das notas com planejamento diário, este lembrete pode ser alterado sempre com a data do dia seguinte, para facilitar a conferência.

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Para o planejamento diário recomendo uma nota por mês, e dentro dela a inclusão das atividades de acordo com cada dia. Diferente de uma agenda de papel, você tem liberdade de espaço e pode incluir apenas os dias que realmente possuam atividades. Perceba como a legenda é super importante nessa nota de planejamento diário. É ela que vai ajudar a reconhecer o que cada tarefa pede.

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O Evernote tem um recurso nativo que ajuda você a criar um sumário de notas, já funcionando como o Index do seu caderno Bullet Journal. Para usar este recurso basta selecionar todas as notas do caderno e solicitar a montagem de um sumário. Fica uma nota assim:

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Contudo, se você não tem tempo ou paciência, esse método pode não ser tão eficiente para você. Por isso, no próximo post, vamos listar alguns aplicativos úteis para organização que podem aumentar sua produtividade.