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Como otimizar a gestão de processos jurídicos

Há alguns dias, falamos sobre como alguns aplicativos podem ser úteis no dia a dia de seu escritório e como esses apps podem te ajudar a realizar diversas tarefas (como fazer a gestão financeira, gerenciar projetos, relacionamento com cliente) com o celular.  Alguns escritórios e advogados são mais resistentes a isso, pois ainda estão presos aos métodos antigos de trabalho. Mas, assim como o judiciário está avançando (lentamente, é óbvio), a gestão de processos jurídicos acompanha este avanço.

Neste post, vamos falar sobre a gestão de processos jurídicos em tempos de processo digital.

Fazer a gestão de processos jurídicos aparentemente é um trabalho simples. O processo judicial é movido pelo impulso oficial, que está no artigo 2o, do CPC 2015 que diz: “O processo começa por iniciativa da parte e se desenvolve por impulso oficial, salvo as exceções previstas em lei”.

Este impulso oficial nada mais é do que “o princípio pelo qual compete ao juiz, uma vez instaurada a relação processual, mover o procedimento de fase em fase, até exaurir a função jurisdicional”. (Araújo Cintra, Grinover e Dinamarco , Teoria Geral do Processo. 28 ed. São Paulo: Malheiros, 2012, p.75).

O mesmo acontece no processo trabalhista, onde (diferentemente do processo civil) o juiz tem até mesmo a possibilidade de promover a execução por sua própria iniciativa, de acordo com o art. 878 da CLT, que diz: “A execução poderá ser promovida por qualquer interessado, ou ex officio pelo próprio Juiz ou Presidente ou Tribunal competente, nos termos do artigo anterior”.

Processo físico: como a gestão de processos jurídicos era feita

Tratava-se, antigamente, de procurar no Diário Oficial as publicações do dia no nome do advogado, (ou receber o recorte do diário oficial, caso tivesse contratado alguma empresa de recortes para fazer este trabalho), e somente aí, reagir de alguma forma, comparecendo ao fórum para verificar o que havia motivado a intimação.

Tantos outros escritórios não se contentavam com este tipo de acompanhamento passivo, meramente “por publicação”, e procuravam a proatividade, indo diuturnamente ao foro para acompanhar, in loco, o processo judicial físico. Isto significava um grau muito maior de atenção na gestão do processo, minimização de falhas, monitoração efetiva das atividades processuais, e maior tempo para a reação (porque se sabia do acontecido no balcão do cartório, antes da publicação), o que foi – e é – padrão indispensável de conduta para muitos e muitos profissionais.

Esta conduta significava até mesmo um conforto para afastar surpresas numa vida tão tensa como a do causídico, pois a criação desta rotina de ativa gestão de processos jurídicos implicava uma revisão diuturna de todos os pontos críticos atuais da carteira de processo de um advogado, com intervalo de poucos dias.

De tanto acompanhar os processos jurídicos nos cartórios e secretarias, criava-se uma certa prática em agendar a próxima visita ao fórum – sabiam os advogados quais as varas que andavam rápido, quais as Justiças que deviam ser visitadas com maior frequência, e quais aquelas onde os processos judiciais podiam dormir por meses – ou anos! – para o próximo passo.

Evidentemente, essa gestão de processos gerava custo, despesas, perda de preciosas horas de trabalho, as quais, muitas vezes, não se remuneravam. Exércitos de estagiários corriam os fóruns diariamente, bem como outros tantos advogados recém-formados, sem contar aqueles advogados que, sem escritórios grandes, faziam eles mesmos o trabalho de correr fórum.

Gestão documental de processos judiciais do DF. Crédito: Divulgação/CGJ-MA.
Gestão documental de processos jurídicos do DF. Crédito: Divulgação/CGJ-MA.

Gestão de processos eletrônicos: a modernização do judiciario

O processo judicial eletrônico acabou com toda essa estrutura, diminuindo o custo e permitindo o acompanhamento diretamente do escritório, economizando tempo do advogado e reduzindo as estruturas internas dedicadas somente aos acompanhamentos da carteira.

Mas ao mesmo tempo desmontou aquela confortável estrutura de revisão periódica de todos os casos, onde uma reflexão, ainda que rápida, sobre o processo e sua fase ou situação atual, era sempre o pressuposto para o próximo agendamento da ficha de acompanhamento no follow-up. Provavelmente os jovens advogados somente lerão estas expressões como curiosidade histórica.

Como ficam os advogados que querem ter um acompanhamento mais cuidadoso, atendo, proativo – e portanto mais seguro – no universo do processo judicial eletrônico?

Ferramentas para gestão de processos jurídicos eletrônicos

O primeiro item necessário é utilizar-se de um aplicativo de busca de publicações e andamentos dos Tribunais. São denominados “court monitors”, e diariamente acessam toda a sua carteira e facilita a gestão de processos jurídicos, buscando publicações nos diários oficiais e andamentos nos sites dos Tribunais (quando a corte permite).

Importantíssimo é que este aplicativo estruture a informação consistente na publicação ou andamento em um histórico orientado cronologicamente, de forma que você não precise acessar o processo para saber a conexão daquela publicação ou andamento com o que aconteceu anteriormente com o processo.

Se não for assim, ou você se vale da sua memória – e assume o risco correspondente — ou a informação perde sentido, e terá de ingressar naquele processo judicial para ver o que houve em todos os casos, o que diminui grandemente a eficiência da pesquisa diária.

Com estas informações, você já pode saber quais os processos judiciais que devem ser acessados naquele dia, e pode classificar as prioridades de acompanhamento. São essas prioridades que merecem ser acompanhadas diretamente no processo judicial digital, o que às vezes é uma tarefa demorada. Mas com as prioridades definidas, nem todo dia se precisa acessar o processo judicial digital.

Legalnote

Estabelecendo rotinas de trabalho

Depois de estabelecidas as prioridades, a segunda rotina é a distribuição das providências. Todos sabemos que os advogados tomam providencias que podem ser feitas no escritório, e outras, nas repartições, fóruns, cartórios, tabelionatos, registros, e tantos outros lugares.

As tarefas que antes se faziam nas repartições e cartórios, como a emissão de guias, hoje são feitas majoritariamente no escritório. Emissão e pagamento de guias, obtenção de documentos e certidões, quase tudo se faz no escritório, e pode e deve ser feito assim que detectada a necessidade da providência. A rotina de detectar a necessidade e logo em seguida providenciar gera menor possibilidade de esquecimento.

A uma rotina se segue a outra, inclusive para agendar o próximo passo, que é também uma fonte de falhas muito comum: o acompanhamento da execução – pelo próprio advogado ou por alguém da equipe – daquele providência que surgiu por iniciativa do advogado, para dar andamento a uma necessidade processual.

A gestão dessa agenda de acompanhamento – as providências de ontem, anteontem, da semana passada ainda não finalizadas — deve ser feita também de forma rotineira, e deve ser acrescentada às providências do dia.

Gerenciando suas tarefas

Uma boa solução é utilizar-se de programas de gerenciamento de tarefas, (falamos um pouco sobre eles no post passado). Servem sobretudo para nos lembrar das pendências, especialmente aquelas que não tem marcações físicas, como uma data de protocolo. Ligar para um cliente difícil de achar – e quem não lidou com isso? — para conferir uma informação que será utilizada em um prazo, por exemplo, é algo que costuma ser esquecido no meio das outras tarefas.

O gerenciador frequentemente acessado não deixa o advogado aproximar-se do deadline do prazo sem ter falado com o cliente por conta de não o ter encontrado nas duas vezes em que se lembrou de telefonar-lhe, ou de verificar que o email não foi respondido.

Mas, ainda assim, com tudo isso, restam tarefas incompletas em relação à gestão de processos jurídicos.

Advogados, todos sabemos, têm o processo na cabeça. Mas como é que chegam a lembrar-se daquele processo em particular?

Nós, advogados, nos lembramos dos acontecimentos relevantes do processo, daquilo que sai do padrão e que nos leva a aprender com a diferença daquilo que é normal ou esperado. É como um médico, que lembra dos casos que são diferentes dos protocolos médicos.

Assim, lembramo-nos nitidamente de um acontecimento diferente em uma audiência, uma decisão insólita de um juiz, uma variação de argumento que nos chama a atenção.

Esses acontecimentos não necessariamente são os que estão em evidência no processo. Um processo judicial onde existe um argumento diferente, pode precisar, pro exemplo, de uma providência bastante prosaica, como uma cópia para a contrafé.

Planejamento estratégico e operacional

Assim, considere que a gestão de processos jurídicos pode dar-se em dois níveis, aquele estratégico, dos argumentos de fundo, o planejamento da defesa, a retórica argumentativa, e o operacional, ou meramente processual, que é o das providências de manutenção da relação processual, para que os argumentos possam ser desenvolvidos a contento.

Esses dois planos precisam estar interligados. A gestão do processo (que envolve o acompanhamento do processo e o follow-up regular), implica que você atenda às rotinas de verificação das atualizações do programa de monitoramento do andamento do processo e do diário oficial.

Mas a gestão de processos judiciais implica também estar atento ao assunto principal, que é a causa, o direito material em disputa. O cliente não busca o advogado por causa do processo, e isto não pode ser esquecido.

A gestão de processos pode dar-se em dois níveis, aquele estratégico, dos argumentos de fundo, o planejamento da defesa, a retórica argumentativa, e o operacional, que é o das providências de manutenção da relação processual, para que os argumentos possam ser desenvolvidos a contento.
A gestão de processos jurídicos pode dar-se em dois níveis, aquele estratégico, dos argumentos de fundo, o planejamento da defesa, a retórica argumentativa, e o operacional, que é o das providências de manutenção da relação processual, para que os argumentos possam ser desenvolvidos a contento.

Assim, o advogado, a despeito de estar sempre atento à rotina de acompanhamento dos seus processos jurídicos, precisa estar sempre atento ao conflito, e muitas vezes as informações que ele recolhe são importantes para um processo no qual ele está trabalhando, mas não naquele momento.

Quantas vezes, ao lidar com um assunto, com uma pesquisa para um processo, com uma conversa ou com um contrato, não acontece de surgir uma ideia, uma informação, um dado relevante para outro?

 

O cliente não busca o advogado por causa do processo, e isto não pode ser esquecido.

Além disso, à medida em que o advogado vai se familiarizando com uma tese ou um tipo de causas, vai aperfeiçoando e aprofundando seu conhecimento sobre as tendências e as vantagens e desvantagens de insistir em uma ou mais estratégias, permitindo aperfeiçoar a eficiência da prestação de serviços.

E de que maneira é possível armazenar e gerenciar o conjunto de informações circunstanciais que serão úteis para um processo judicial ou para um grupo deles, à medida em que essa curva de aprendizado se desenvolve?

Gestão inteligente de informações e documentos do processo judicial

A solução é trabalhar com um programa de armazenamento e gerenciamento de informações que não seja apenas um HD virtual, como uma nuvem. Há diversos programas denominados “assistentes pessoais” ou “organizadores de notas”, mas o conceito principal é que eles possam ser utilizados como uma “mesa de trabalho”, ou equivalentes digitais àquela mesa com os papéis que estão à mão, facilmente encontráveis. É preciso que estas informações úteis possam ser buscadas e organizadas, e a informação possa ser facilmente armazenada.

E mais, se puder – o que é uma grande vantagem – essa informação pode e deve ser utilizada em conjunto com o armazenamento dos documentos do caso – as petições, as minutas, os documentos baixados do site do processo para serem tratados nas respostas, manifestações, recursos, impugnações etc…

Ter um local de convergência para as informações estratégicas – desde aquelas que você retirou dos autos físicos ou digitais, quanto as que você produziu ao trabalhar na gestão de processos jurídicos (pesquisas, compilação de jurisprudência útil, casos semelhantes julgados a favor e contra a sua tese) – é um diferencial importante de produtividade, pois assegura que a matéria de fato e de direito discutida no processo esteja à mão, acessível no momento em que seu raciocínio e sua atenção estão focadas naquele caso.

Fazer a gestão de processos jurídicos apresenta basicamente os mesmos riscos em todos os lugares do mundo, porque os problemas estruturais das relações entre advogados e clientes, advogados e tribunais e advogados e ex-adversos são basicamente os mesmos, e os riscos e responsabilidades são da mesma natureza.

8 dicas práticas para gestão de processos jurídicos

Não há outro lugar onde a prática jurídica seja tão esmiuçada como nos Estados Unidos, e tanto lá com aqui, jovens advogados são confrontados com desafios semelhantes. Assim, a American Bar Association tem um artigo muito interessante  que recomenda, basicamente:

  • 1) organize-se: crie um banco de dados confiável em relação ao processo e ao cliente, com informações pessoais e institucionais atualizadas (números, endereços, telefones, das aprtes, dos advogados, dos clientes, dos contatos – por exemplo, peritos, tabeliães, etc…)
  • 2) mantenha uma agenda de tarefas e comunicação com o cliente em relação ao processo judicial. muitas das soluções, estratégias e também os problemas e obstáculos no desenvolvimento do caso se devem a pouca comunicação, pouca transparência e falta de interação entre advogado e cliente. Desde o local e a hora onde vocês vão se encontrar antes da audiência, até a definição dos maiores riscos da ação, tudo está baseado em comunicação aberta , constante e honesta entre cliente e advogado.
  • 3) utilize mecanismos para se lembrar das suas tarefas não agendadas (follow-up para si mesmo)
  • 4) atenda às regras do cliente, adaptando-se ao seu modo de lidar com as informações. mantenha-se sempre acima dos requerimentos do cliente em relação aos registros e detalhes do caso, porque a cobrança é sempre no parâmetro do cliente, não do advogado.
  • 5) respeite a quantidade de controle que o cliente quer manter sobre seus casos, inclusive – e este é um ponto que gera muito conflito entre cliente e advogado – a necessidade de aprovação prévia para recursos e petições. Manter a autonomia profissional e respeitar o fato de que o caso é do cliente, não do advogado, é uma das tarefas que requer mais transparência, firmeza e sensibilidade do advogado.
  • 6) não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje. as tarefas são completadas com maior qualidade e eficiência se todas as informações estão frescas na mente, e o foco no assunto. os detalhes que não se perdem podem ser preciosos no futuro. Sem contar que não se acumulam tarefas, o que permite que você possa dedicar-se no dia seguinte apenas às tarefas daquele dia.
  • 7) como complementação, e no mesmo sentido, sempre termine o que você começou, se for possível. A tarefa que se retoma é terminada de forma menos eficiente. Sempre deixe uma tarefa terminada, ou, no mínimo faça parcialmente a tarefa de forma a retomar o assunto como se fosse um trabalho autônomo, com sentido e finalidades específicas na próxima vez. Separe o tempo necessário para as tarefas de rotina – aquelas que descrevemos acima, verificar as informações novas, priorizá-las, organizar as atividades, distribuir as tarefas, etc…

Experiência em gestão de processos jurídicos: Gabriel de Paula

Veja como o advogado Gabriel de Paula tem se beneficiado por usar o LEGALNOTE na gestão de processos.